¿Qué es un Sistema Software de Gestión Documental y por qué es importante?
Kaam GesDoc Cloud . Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital).
Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.
¿Cómo funciona la solución?
Kaam GesDoc Cloud permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos. A diferencia de otros sistemas, permite a las compañías contar con un proceso de Enterprise Content Management integrado en sus diferentes fases.
Con Kaam GesDoc Cloud, una empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión documental, más toda la funcionalidad de un sistema de captura y la posibilidad de, mediante módulos, cubrir también necesidades específicas de Distribución, Preservación y Gestión de Procesos de Negocio -BPM-.
Para las empresas, esto significa una reducción importante de costes y un sistema de gestión documental global robusto e integrado en su sistema de información.
Kaam GesDoc Cloud ha sido desarrollado mediante módulos. Sus dos módulos fundamentales son el módulo de Captura y el módulo ECM. Estos dos módulos, integrados de forma nativa, pero independientes, cubren las fases de Captura, Almacenamiento, Gestión y parte de la Distribución. Para el resto de fases o desarrollo de disciplinas específicas dentro de las fases (como el caso de BPM), Kaam GesDoc Cloud aporta una plataforma que provee servicios modularizados que pueden ser utilizados para la customización de la herramienta o la satisfacción de necesidades más específicas de Distribución, Gestión de Registros, o Business Process Management por ejemplo.
¿Qué ventajas aporta?
Reducción a 0 el tiempo de entrada manual de metadatos
Extraer información del contenido del documento y utilizarla para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática.
Reducción a 0 el tiempo dedicado a clasificación de documentos
Identificar el tipo de activo digital que estamos manejando y guardarlo en su respectiva ubicación, no tiene que ser una tarea realizada por personas.
Información segmentada y organizada
Ya sea dirigiendo documentos a través de un flujo de trabajo o envíando información extraída de documentos a sistemas externos como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.
Eliminar pérdidas de tiempo
Conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría un humano, gracias a la semántica, significa búsquedas más precisas y por lo tanto, menos tiempo desperdiciado.
Ahorro de costes
Utilizando gestión documental Inteligente podemos realizar mejoras de un 90% en la eficiencia, lo que supone un ahorro drástico en cualquier empresa.
En local, red, cloud, VPN... donde y como quieras
Puedes tener de base tu propia infraestructura o a través de la nube para olvidarte de cualquier problema y/o mantenimiento.
Trato personal, humano y cercano para su negocio
Sabemos que cada negocio tiene sus propias particularidades incluso dentro de sectores muy verticalizados y normalizados como las bodegas. Por ello, en todas nuestras implantaciones de soluciones hacemos partícipe al cliente para que sienta como suya la solución propuesta y cubra al 100% sus necesidades desde el principio, sin sorpresas desagradables y con conocimiento de todo el proceso de desarrollo e implantación. Aplicamos estos sencillos pasos:
Breve propuesta de solución
Nuestro personal comercial atiende sus peticiones y realiza una propuesta inicial de posibles soluciones para su necesidad.
Demostración del producto
Seguidamente nuestro dpto. técnico realiza una demostración del producto orientada a su modelo de negocio y peticiones.
Consultoría exhaustiva y valoración
Nuestro dpto. consultor realiza junto a ti una completa consultoría para cubrir todas tus necesidades con el aplicativo, obteniendo la valoración real.
Desarrollo ágil de la solución
Una vez aceptada la valoración, el dpto. de desarrollo comienza a crear tu solución personalizada, de forma modular y siempre siendo el cliente partícipe del desarrollo.
Implantación y puesta en marcha
Con el desarrollo finalizado y testeado, se genera la fase de puesta en marcha en la que el cliente determina el visto bueno final y comienza a trabajar con la solución
Seguimiento y actualización
Por supuesto, una vez finalizada la implantación, se da soporte al cliente en forma de mto. anual, consultorías periódicas para nuevas necesidades, formación... lo que necesite.
¿Quieres mejorar tu negocio?
Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a conseguirloVer otra solución
